Elektronizacja zamówień publicznych
Kolejny etap elektronizacji zamówień publicznych w toku: Od 18 października 2018 r. w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, których wartość jest równa lub przekracza tzw. progi unijne, zamawiający inni niż centralni powinni porozumiewać się z wykonawcami przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. W odniesieniu do postępowań o niższej wartości, pełna elektronizacja zamówień publicznych będzie obowiązywać od 1 stycznia 2020 r. Centralni zamawiający porozumiewają się środkami komunikacji elektronicznej w każdym postępowaniu już od 18 kwietnia 2017 r.
Powyższe obowiązki wynikają z dyrektyw UE, które zostały wdrożone do krajowego porządku prawnego w drodze nowelizacji przepisów ustawy – Prawo Zamówień Publicznych (PZP) w czerwcu 2016 r., oraz w drodze rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 czerwca 2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych.
W ramach elektronizacji wprowadzono do PZP artykuł 10a, zgodnie z którym komunikacja między zamawiającym a wykonawcami, w tym składanie ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń, a także oświadczenia składanego na formularzu jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (JEDZ) powinna odbywać się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Przy składaniu JEDZ posługiwanie się środkami komunikacji elektronicznej jest obowiązkowe od 18 kwietnia 2018 r. Zgodnie z art. 10b PZP zamawiający powinien zapewnić takie środki, aby ich właściwości techniczne były niedyskryminujące, ogólnie dostępne, interoperacyjne z produktami służącymi elektronicznemu przechowywaniu, przetwarzaniu i przesyłaniu danych będącymi w powszechnym użyciu oraz nie mogły ograniczać wykonawcom dostępu do postępowania o udzielenie zamówienia.
Środki komunikacji elektronicznej
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 czerwca 2017 r. doprecyzowuje przepisy PZP w zakresie elektronizacji zamówień publicznych. Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia użycie środków komunikacji elektronicznej, za pomocą których przesyłane są oferty, wnioski i oświadczenia, powinno przykładowo zapewniać:
- spełnienie wymagań przewidzianych dla systemu informatycznego w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną;
- identyfikację podmiotów przekazujących oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz dokładne ustalenie czasu i daty ich odbioru;
- ochronę przed dostępem do treści ofert oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu przed upływem wyznaczonych terminów ich otwarcia.
W związku z nowelizacją PZP zmianie uległa definicja „środków komunikacji elektronicznej” zawarta w art. 2 pkt 17 PZP. Wykreślono z przepisu słowo „faks”, co oznacza, że definicja ta jest tożsama z definicją zawartą art. 2 pkt 5 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Jednocześnie ustawa zapewnia możliwość użycia faksu jako jednego z rodzajów środków komunikacji między zamawiającym a wykonawcami w przypadku postępowań o udzielenie zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa. PZP przewiduje ponadto, że oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczenie, o którym mowa w art. 25a, w tym JEDZ należy sporządzać, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej i opatrywać kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Do realizacji obowiązków nałożonych przez dyrektywy UE związanych z elektronizacją zamówień publicznych będzie służyć zamawiającym nieodpłatnie platforma e-Zamówienia, której przygotowanie jest jednak spóźnione i mimo wejścia w życie elektronizacji, platforma nie jest wciąż gotowa. Od 1 października 2018 r. na stronie Urzędu Zamówień Publicznych dostępny jest nieodpłatny miniPortal, który stanowi przejściowe rozwiązanie umożliwiające komunikację między zamawiającymi a wykonawcami, a także składanie ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczeń. Ne zawsze działa on prawidłowo, co przysparza Zamawiającym trudności. Zamawiający mogą również korzystać w celu realizacji obowiązków z platform komercyjnych, są one jednak płatne. Sytuację Zamawiających pogarszają również wątpliwości interpretacyjne dotyczące nowych przepisów i wątpliwe lub spóźnione interpretacje ze strony UZP.